Decida o seu nível de compromisso. Você está olhando para investir em um sistema para uso freqüente de longo prazo, ou você apenas precisa salvar as coisas como um backup ?
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Guarde cópias impressas , se você está procurando o método mais barato . Mantenha um pouco de cada papel e rotulá-los de uma forma que faça sentido para você . Em termos de jornais é um chamado ao necrotério , onde papéis velhos vão para morrer . A desvantagem deste método: É difícil encontrar histórias ou fotos se você não sabe exatamente a data ea página que correu diante. Ele também requer que você digite novamente texto ou digitalizar em fotos quando você quiser reutilizar o conteúdo arquivado .
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Uma vez que quase toda a escrita e design de jornal é feito no computador , salvando cópias dos arquivos pode ser um , economia de espaço mais flexível e sistema acessível . Isso requer espaço do computador . Conectar as histórias e fotos digitais em pastas individuais com títulos apropriados , geralmente baseada em data. Incluir informações legenda na seção " informações de arquivo " de cada foto, ou você vai ter centenas de fotos que você não pode reutilizar , porque você não sabe quem está na foto ou o evento que foi tomada em . Este sistema pode tornar-se difícil de gerir. Em algum momento você vai precisar para fazer o download dos arquivos salvos em um disco rígido separado ou em CD- ROMs , tornando fundamental a organização a este método. Este método também é eficaz em termos de custos , mas o problema é sem capacidade de pesquisar o conteúdo do arquivo.
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Você pode recuperar artigos através da Internet ou o site do seu papel, se ele tem uma boa função de busca e um sistema web- insumo básico compatível. É importante falar com o seu web designer sobre este método para descobrir como os artigos são salvas em seu sistema e se o seu servidor e software pode lidar com a carga. Não é um método ideal para arquivamento e precisaria ser apoiado muitas vezes , bem como mantida por quem está fazendo o site. Acessando fotografias por este método é mais difícil , porque a baixa resolução das imagens da Web significa que eles estão inutilizáveis na impressão.
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Outro método consiste em arquivar através de um banco de dados onde você copiar o texto de artigos em um banco de dados arquivo . Isso permitiria a pesquisa por palavra. Isso poderia ser feito por um custo relativamente baixo , mas o tempo eo dinheiro gasto em ter alguém de entrada de todas as informações e digitar corretamente provavelmente seria melhor gasto em serviços mais funcionais . Além disso, não seria possível para arquivar fotos com este método.
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Use um sistema de arquivo profissional. A maioria dos jornais usam alguma forma de sistema automatizado na maior parte como Merlin que mantém o controle de datas de execução , informações e palavras-chave do arquivo. Estes sistemas podem variar de preço de algumas centenas a vários milhares de dólares , dependendo de suas necessidades e da complexidade do sistema. Alguns são baseados na Web e pode ser acessado de qualquer lugar, enquanto outros são baseados em servidor, fornecendo uma base mais sólida para a construção de um arquivo de jornal.